In zijn boek ´vergaderen is dodelijk´ (de Nederlandse vertaling van: Death By Meeting) beschrijft Patrick Lencioni het verhaal van een software bedrijf wat golf spellen ontwikkeld. De eigenaar van het bedrijf is een geweldige man, met visie, en professionele ervaring met golf, waardoor de spelletjes die het bedrijf ontwikkeld super succesvol worden. Ondanks de goede verkoopcijfers is er een probleem in het management team: een gebrek aan energie en compassie. Als er dan, na een overname van een groot concern, dan ook nog een externe manager langskomt en de zaken op scherp zet, wordt duidelijk waar het probleem ligt: de meetings.
Gelukkig is er de stagiair Will, die met zijn film academie een aantal prachtige analogieën legt, en daarmee de baan van zijn baas redt.
DE VERGELIJKING TUSSEN EEN MEETING EN EEN FILM staan centraal in het grootste gedeelte van het boek. Hoe komt het, dat mensen geboeid en enthousiast naar een film van 1,5 uur kijken, terwijl dezelfde mensen energieloos of zelfs demotiveert van een 1,5 uur meeting komen?
Dit lijkt omgedraaide wereld, want films zijn passief en meetings interactief. In een film kun je niet ingrijpen om de hoofdpersoon te vertellen dat hij of zij de deur niet moet openen, in een meeting daarentegen, kun je wel ingrijpen. Waarom doen we dit dan vaak niet?
Het eerste wat Will ontdekt is het belang van de haak, de eerste 10 minuten van de film waardoor je aan de buis gekluisterd blijft om te weten hoe het afloopt. In meetings kan ook gewerkt worden aan de introductie van een nieuw thema op de agenda. Met een korte elevator-pitch zou de interesse van het team gewekt moeten worden, en iedereen het belang moeten voelen om vandaag een beslissing te nemen.
Will denkt verder na, en ontdekt dat het sleutel element van elke film conflict is. Conflict is wat boeit om verder te kijken, of het nu conflict tussen twee personen, een persoon en de natuur, of met zichzelf. Een van de redenen waarom meetings zo energie verlagend zijn, is het gebrek aan conflict.
een van de eerste tips van Will aan het management team is dan ook om het conflict op te zoeken, het conflict te mijnen. De voorzitter van de vergadering heeft dan ook de taak om conflict aan te moedigen in een discussie, om deze dan voor goed van tafel te vegen met een beslissing.
Tot slot ontdekt Will, dat de TV wereld verschillende concepten bied voor verschillende behoeften. Zo is er het dagelijkse 5 minuten headline nieuws om snel op de hoogte gesteld te worden van wat er zich afspeelt in de wereld, een 20 minuten sit-com om tussendoor wekelijks te volgen en af en toe ga je naar een film, welke ongeveer 90 duurt. Will erkend dat de wekelijkse meeting die er op het moment is, een wirwar is van verschillende onderwerpen, een meeting stoofpot met verschillende ingrediënten die niet zo goed bij elkaar passen: operationeel, tactisch en strategisch. Het is alsof Barack Obama de kerstverlichting van het witte huis in dezelfde meeting bespreekt als de strategie tegen terreur aanslagen.
De oplossing van Will is dan ook een NIEUW MEETING CONCEPT. In het nieuwe concept zijn vier typen meetings opgenomen, elk met een andere frequentie, doel en onderwerpen.
De dagelijkse check-in meeting duurt 5 minuten, vind staand plaats, en geeft de teamleden kort de tijd om zich af te stemmen over operationele zaken. Alleen met deze 5 minuten kunnen uren aan E-mail, telefoongesprekken en zoektochten door kantoor om er achter te komen wie waaraan werkt en wel of niet deelneemt aan andere activiteiten voorkomen worden.
Dan is er de wekelijkse tactiek meeting, welke een uur duurt. Voor deze meeting wordt geen agenda voorbereid. Alle teamleden vertellen binnen 1 minuut waar hun prioriteiten liggen deze week en de nadat alle teamleden dat gedaan hebben kan overlegd worden welke van deze punten op dit moment belangrijk zijn om te bespreken. Wanneer een punt over strategische beslissingen gaat welke meer discussie benodigd, wordt deze op de lijst gezet voor de (maandelijkse) strategische meeting.
De maandelijkse strategische meeting is een teammeeting van 2 uur waarin 1 of maximaal 2 strategische thema’s uitgebreid bediscussieerd worden. Deze meeting benodigd wel degelijk een agenda en een goede voorbereiding van alle teamleden om de discussie te kunnen voeren aan de hand van data, en uiteindelijk een beslissing te kunnen treffen waarmee allen tevreden zijn.
Tot slot is er nog de driemaandelijkse off-site tweedaagse waarin lange termijn strategie wordt besproken, personeel aangelegenheden, en een klein element van team building. Let wel op, dat werk centraal blijft staan in de tweedaagse, en de teamactiviteiten of het reizen naar de bestemming niet te veel tijd in beslag nemen.
In het verhaal het team uiteraard moeilijkheden met deze nieuwe vorm van vergaderen. Vooral het vinden en het daarna uitpraten van conflict is moeilijk. Waar vroeger conflicten een-op-een met de voorzitter op kantoor uitgepraat werden, worden deze onderwerpen nu in de maandelijkse strategische meeting uitgepraat. En wat blijkt? Het geeft energie! Het management team wordt daadkrachtiger en hebben meer plezier aan de meetings waaraan zij actief deelnemen.
Uiteraard komt het helemaal goed met de software organisatie in het boek, en de externe bedreiging wordt afgewend. Wellicht zal ook jouw organisatie deze meeting structuur omzetten?
Ga verder naar:
Measure of a Leader - A.C.Daniels & J.E.Daniels (samenvatting)
BRON:
Lencioni, P., 2004, Death By Meeting - About solving the most painful problem in Business, San Fransisco: Josey Bass (bestel dit boek)
