Naast 6S is Standaard werk het fundament het Lean huis voor de werkvloer. Standaard werk heeft vele voordelen: Standaard werk waarborgt de veiligheid van elke werkplek, zorgt voor effectief gebruik van mens en machines, legt kennis van vaardigheden vast, vormt de basis van verbeteren, is het communicatie middel voor verbeteringen, is de borging van verbeteringen, is basis voor training van medewerkers en tot slot is Standaard werk een naslagwerk voor medewerkers.
Om systematisch standaard werk in te voeren in onze organisatie worden zes stappen gedefinieerd: het maken van een SIPOC (1), het maken van Procesmaps (2), de huidige voorschriften in kaart brengen (3), de huidige voorschriften updaten naar één-pagina-voorschriften (4), ontbrekende voorschriften maken (5) en een zorgsysteem bouwen waarin alle werkvoorschriften eenvoudig toegankelijk zijn voor alle medewerkers.
De volgende sheets laten zien hoe wij de 6 stappen van standaard werk systematisch in onze productieafdelingen implementeren.
Het definieren van Standaard werk voor Leidinggevenden, wordt in een apart artikel beschreven.
De eerste stap in Standaard werk is de SIPOC [afbeelding 3]. Deze tool wordt gebruikt om de drie belangrijkste processen te beschrijven van een afdeling of werkplek. Hiermee worden de grenzen aangegeven tot waar standaard werk gemaakt gaat worden. Naast de afbakening wordt in deze stap duidelijk de leverancier en de klant van elk proces benoemd. De eisen die aan het product horen worden in een later stadium in het werkvoorschrift opgenomen.
De afgebakende processen worden vervolgens in detail beschreven in de PROCESMAP [afbeelding 4]. Door middel van 6 symbolen wordt elk deelproces beschreven met de bijbehorende tijdstudie omtrent proces- en wachttijden. Alle activiteiten die in de Procesmap vastgelegd zijn moeten vervolgens beschreven zijn in het standaard werk.
Stap 3 omvat daarom het ANALYSEREN VAN HUIDIGE VOORSCHRIFTEN [afbeelding 5]. In deze stap wordt duidelijk welke voorschriften al aanwezig zijn en welke nog ontbreken.
Stap 4 beschrijft het UPDATEN VAN VOORSCHRIFTEN [afbeelding 6] naar één-pagina-documenten. In de praktijk worden voorschriften regelmatig enorme documenten waar geen medewerker in wil kijken vanwege de lengte van de tekst. Door voorschriften waar mogelijk te beperken tot één pagina met grafische weergave van stappen, zijn medewerkers sneller geneigd om het voorschrift te gebruiken.
In stap 5 worden de ONTBREKENDE VOORSCHRIFTEN gemaakt [afbeelding 7]. Voor de stappen uit de procesmap waar geen standaard werk voor is worden nieuwe werkvoorschriften gedefinieerd. Uiteraard in samenwerking met de operators die de taak uitvoeren.
Tot slot worden de werkvoorschriften zichtbaar gemaakt in een ZORGSYSTEEM afbeelding 8]. Idealiter omvat het zorgsysteem een soort powerpoint presentatie waarin relatief eenvoudig naar verschillende voorschriften geklikt kan worden. Op deze manier zijn de werkvoorschfiten voor iedereen toegankelijk. Daarnaast kunnen belangrijke werkvoorschriften in mappen op de betreffende afdeling worden gedeeld. Dit vergemakkelijkt de Kamishibai audits.
Standaard werk is de basis van verbeteren en daarmee de basis van Lean. Wanneer huidige werkmethoden niet vastgelegd zijn ontstaat er variatie (mura) in het proces. Daarnaast is het belangrijk dat alle medewerkers het eens zijn over de huidige manier van werken, om snel tot goede verbeteringen te komen.
Dit is artikel 3/5 in de serie ‘Lean Huis voor de Werkvloer’
Ga verder naar:
