Een kaizen event is een event van één of meerdere dagen waarin één probleem wordt opgelost die niet kan worden opgelost door een klein team door middel van A3. Het event bestaat uit drie fasen: het defineren van het probleem, een ideation workshop om oplossingen te definineren, en het implementeren van de oplossingen. Het liefst vinden al deze fasen op dezelfde dag plaats, of in dezeflde week. Soms is er nieuwe data verzamelijk nodig waardoor de scoping van het probleem vooraf aan de workshop gedaan wordt.
De eerste fase is het DEFINEREN VAN HET PROBLEEM. Wanneer het probleem al via team boards en A3 denken is besproken, is deze informatie al beschikbaar. Binnen het kaizen event volgen we hier dezelfde principes als bij het D2MAIC project. De Discovery en de Define fase worden hier gecombineerd.
In de probleemdefinitie wordt gekwantificeerd hoeveel tijd/geld er verloren gaat door dit probleem. In de probleem breakdown wordt het probleem opgedeeld in verschillende sub-problemen, bijvoorbeeld door middel van waterfall charts om te zien hoe deze subproblemen zich verhouden tot het overkoepelende probleem. Een voorbeeld is het uiteenzetten van de downtime van een machine. Deze kun je opsplitsen in geplande en ongeplande downtime. Ook elk van deze categorieen kunnen opgesplitst worden in nog kleinere eenheden. Zo kan ongeplande downtime gesplitst worden in machine downtime, vertraging door rework, en bijvoorbeeld wachttijd op materiaal.
tijdens de probleem definitie wordt ook een SIPOC gemaakt om erachter te komen wie de stakeholders van het probleem zijn. Wanneer er stakeholders zijn die nog niet betrokken zijn bij het kaizenevent, worden deze alsnog uitgenodigd voor de ideation workshop.
De tweede fase is DE IDEATION WORKSHOP. Dit is waar een kaizen event zich onderscheid van A3 denken en een project. Het is een workshop waarbij een groep deelnemers brainstormen over mogeljike oplossingen voor de subproblemen die zijn gedefinieerd en waarbij de collective kennis uitendelijk bepaald welke tegenmaatregelen gedefinieerd worden om het probleem aan te pakken.
Stap 1 is de brainstormsessie. In sessies van 5 minuten moeten deelnemers consenus bereiken over mogelijke oplossingen voor het sub probleem. De eerste 5 minuten indiviudeel, daarna in twee tallen, dan in viertallen, achttallen, tot de hele groep in 2 groepen is verdeeld. Deze twee groepen presenteren de oplossingen waarover zij consensus hebben bereikt aan elkaar. Het doel van deze sessies is het creeren van een lijst van de ideeen die de hoogste impact hebben op het probleem.
Stap 2 is het creëren van een inspannings-kosten analyse. Alle voorstelen moet hoge impact die gedaan zijn door de twee groepen worden ingedeeld in een kwadrantenmodel. De eerste as beschrijft de inspanning die nodig zijn om de oplossing te implementeren (laag, middel, hoog) en de tweede as de kosten die aan deze oplossing gebonden zijn (klein, middel, groot). Voorafgaand aan deze stap moet uiteraard afgesproken worden, hoe deze schalen ingedeeld worden.
Stap 3 is het stemmen over welke oplossingen geimplementeerd gaan worden. Elke deelnemer van de workshop krijgt 3 stemmen en mag op de matrix aangeven welk van de oplossingen hij of zij zou implementeren. Hieruit volgt een priorisering van acties die gedaan kunnen worden om het probleem aan te pakken.
De derde fase is de IMPLEMENTEER FASE. Hierin worden de acties uit de ideation workshop geimplementeerd. In een traditioneel kaizen event worden de oplossingen direct geimplementeerd. Dit betekent dat het kaizen event meerdere dagen kan zijn, waarbij er genoeg tijd voor implementatie wordt gepland.
Wat voor implementaties er gedaan kunnen worden tijdens het event is natuurlijk volledig afhankelijk van het type probleem dat je oplost. In principe kunnen alle basis lean tools worden gebruikt binnen het event: een 5S workshop om verspilling te reduceren (lay-out veranderen), een manier van werken kan worden aangepast (standard werk), de KPI’s van een team board kunnen worden gedefinieerd, of bijvoorbeeld wie er bij welke meeting aanwezig is om de flow van informatie te verbeteren.
Sommige implementatie acties kunnen niet in het kaizen event worden opgepakt en dienen naderhand opgevolgd te worden om zeker te zijn dat het probleem verholpen wordt.
Een kaizen event is een van verschillende manieren van problem solving. Door een interdisciplinaire groep genoeg tijd te geven om met creatieve oplossingen te komen zul je zien dat performance in stappen omhoog gaat. Belangrijk is om bij het kaizen event ook mensen te betrekken die niet direct met het probleem te maken hebben. Dit zijn de mensen die goede vragen stellen en de mensen die dagelijks in het proces werken triggeren om nog eens over het probleem na te denken.
Ga verder naar:
